Executive Information
System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) adalah
sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif
untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian
masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan
yang sifatnya strategis.
EIS mengintegrasikan
data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian
melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna.
Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses
secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen,
sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan
ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan
manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.
Karakteristik Teknologi Informasi untuk
EIS
Dari definisi EIS,
dapat diketahui EIS berhubungan erat dengan pengelolaan dan perepresentasian
informasi dengan menggunakan komputer. Dengan .demikian, EIS sangat erat
kaitannya dengan teknologi informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi
yang dibutuhkan oleh EIS adalah sebagai berikut
1.
Executive-friendly, sesuai dengan
keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif, Mudah
digunakan dan mudah dipelajari.
2.
Memungkinkan pengguna untuk meng-undo
prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
3.
Memiliki on-line help.
4.
Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam
hal kecepatan.
5.
Graphic-oriented dan dapat menampilkan
tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.
Karakteristik Data untuk EIS
Format data yang
disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif.
Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS :
1.
Data yang telah dirangkum (highly
summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data,
dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
2.
Drill down. Menyediakan mekanisme yang
memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang
menyusun rangkuman data.
3.
Integrasi data dari basis data yang
berbeda – beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line,
seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan
memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
4.
Eksekutif lebih tertarik untuk melihat
trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
5.
Informasi menjadi lebih bermakna jika
dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat
mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.
6.
Informasi yang disampaikan kepada
eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan
(critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.
Karakteristik EIS
Dari karakteristik
teknologi informasi dan data yang dibutuhkan oleh EIS, serta tujuan dari EIS,
maka dapat disimpulkan bahwa sebuah EIS memiliki karakteristik sebagai berikut
:
1.
Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2.
Mudah digunakan.
3.
Memiliki kemampuan drill down.
4.
Mendukung kebutuhan data eksternal.
5.
Dapat membantu dalam situasi yang
memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6.
Memiliki orientasi masa depan.
Definisi EIS menurut Rockart and De Long
(1988):
EIS adalah sistem berbasis komputer
yang:
·
Melayani kebutuhan informasi top
executive
·
Mampu melakukan akses cepat untuk
ketepatan informasi dan akses langsung guna pelaporan manajemen.
·
Perlu “user friendly” dengan dukungan
grafis dan kelengkapan exception report serta berkemampuan “drill down”
(memecah “data” menjadi lebih detil untuk identifikasi masalah).
·
Mudah dihubungkan dengan pelayanan
informasi secara online dan dengan e-mail.
Definisi EIS menurut Watson, Houdeshel
& Rainer
·
EIS adalah sistem berbasis komputer
untuk mendukung manajer puncak dalam mengakses informasi (dalam dan luar)
secara mudah dan relevan dengan CSF (Critical Success Factor) organisasi untuk
hal tersebut EIS perlu dilengkapi dengan metode komunikasi data modern, data
grafik, penyimpanan dan pengaksesan data secara luas dan interface yang
friendliness.
Komponen EIS
Komponen dari sebuah EIS dapat tergolong
seperti:
Perangkat keras (Hardware):
Ketika membicarakan
tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada
perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan
yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras
dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi
empat komponen:
1. Input
data – masukkan alat. Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki,
verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika;
2. unit
pusat proses(CPU), yaitu daging buah karena ini mengontrol komponen mesin
komputer yang lain;
3. file
penyimpanan Data. Eksekutif dapat mempergunakan ini terpisah untuk menyimpan
keterangan bisnis berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif mencari
keterangan informasi bisnis historis dengan mudah;
4. output
device, sediakan yang satu rekaman visual atau permanen untuk eksekutif
menyimpan atau membaca. Alat ini meyerahkan ke visual output device atau
printer. Sebagai tambahan, dengan kedatangan dari daerah jaringan lokal(LAN),
beberapa produk EIS untuk terhubung jaringan stasiun-kerja jadi siap. Sistem
ini memerlukan dukungan dan hardware komputer tidak begitu mahal. Mereka juga
meningkat akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan
suatu perusahaan.
Perangkat lunak (Software):
Memilih sesuai
perangkat lunak penting untuk mendisain satu `EIS` yang efektif. Oleh sebab
itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke
dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar diperlukan untuk
sutau `EIS` meliputi empat komponen:
Teks mendasari
perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks mungkin mendokumentasikan Database.
Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform
komputer buka akses eksekutif pertolongan keduanya internal dan eksternal data Dasar
grafis.
Grafis dapat
mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visuil untuk
eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, sebar diagram,
peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (yaitu.,
bagan balok).
Dasar model. `EIS`
memodelkan mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa
kuantitatif lain.
Barangkali masalah lain
untuk eksekutif adalah `chosing` dari satu jangkauan dari sangat tinggi paket
software teknis. Kemudahan dari penggunaan, kemampuan reaksi ke eksekutif
permintaan, dan harga adalah semua bahan pertimbangan layak. Selanjutnya, ini
harus dipertimbangkan apakah paket dapat berlari pada perangkat keras yang
sudah ada.
Pengguna Interface:
`EIS` membutuhkan
efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk pembuat keputusan,
sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa jenis pertemuan
dapat tersedia di struktur `EIS`, seperti laporan terjadwal, soal atau jawab,
pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami, dan input atau output. Kalau
eksekutif tidak nyaman dengan keterangan bertanya atau menjawab corak mode,
`EIS` sepenuhnya dimanfaatkan. Alat penghubung ideal untuk satu `EIS` akan
sederhana untuk mempergunakan dan sangat tinggi lentur, menyediakan kinerja
konsisten, mencerminkan eksekutif dunia, dan mengandung keterangan pertolongan.
Telekomunikasi:
Sebagai desentralisas
sedang menjadi kecenderungan saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan
bermain satu peran sangat penting di dalam terhubung jaringan sistem informasi.
Mengirimkan data dari satu tempat ke tempat lain. Sebagai tambahan,
telekomunikasi di daklam suatu EIS dapat mempercepat kebutuhan akan akses ke
distribusi data.
Aplikasi:
`EIS` perbolehkan
eksekutif untuk menemukan suatu data sesuai dengan kriteria didefinisikan
pengguna dan meningkatkan keterangan mendasari pengertian yang mendalam dan
pemahaman. Tidak sama dengan satu presentasi management information sistem
tradisional, `EIS` dapat mencirikan di antara penting dan jarang data terpakai,
dan jejaki aktivitas berbeda kritis kunci untuk eksekutif, keduanya yang sangat
menolong di dalam mengevaluasi kalau perusahaan sedang menjumpai obyektif
perusahaannya. Setelah menyadari keuntungannya, orang-orang telah menerapkan
`EIS` pada beberapa area, terutama, di pabrikasi, pemasaran, dan biayai area.
Pabrikasi:
Pada dasarnya,
memproduksi menjadi perubahan bentuk bahan baku ke dalam barang jadi yang akan
dijual, atau proses intermediate menyertakan produksi atau penyelesaian
semi-manufactures. Ini adalah satu Branch besar dari industri dan dengan
penghasilan sekunder. Membuat kontrol operasional fokuskan pada operasi
sehari-hari, dan ide pusat dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.
Untuk menghasilkan managerial yang penuh arti dan keterangan operasional untuk
mengontrol operasi pabrikasi, eksekutif harus membuat perubahan pada keputusan
berjalan. EIS menyediakan evaluasi dari Vendor dan pembeli, evaluasi dari
membeli materi dan bagian, dan analisa dengan area pembelian kritis. Oleh sebab
itu, eksekutif dapat mengatur dan menelaah operasi pembelian secara efektif
dengan EIS. Sebagai tambahan, karena perencanaan produksi dan kontrol
menyesuaikan dengan berat pada datanya pabrik berlandaskan dan komunikasinya
dengan sepenuh membuat pekerjaan pusat, EIS juga menyediakan satu pendekatan
untuk meningkatkan perencanaan produksi dan kontrol.
Pemasaran:
Pada satu organisasi,
eksekutif pemasaran peran adalah untuk menciptakan masa depan. Bea utama mereka
sedang mengatur sumber daya pemasaran tersedia untuk menciptakan satu lebih
perdagangan berjangka efektif. Untuk ini, mereka memerlukan pertimbangan
perbuatan sekitar risiko dan ketidak-pastian dari satu proyek dan dampaknya
pada perusahaan pada jangka pendek dan jangka panjang. Untuk membantu eksekutif
pemasaran di keputusan pemasaran efektif pembuatan, satu EIS dapat teraplikasi.
EIS menyediakan satu pendekatan ke peramalan penjualan, yang yang dapat
mengijinkan eksekutif pasar untuk membandingkan penjualan ramalan dengan penjualan
masa lalu. EIS juga menawarkan satu pendekatan ke harga produk, yaitu ditemukan
di analisa proyek. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga sebagai terkait ke
kompetisi seiring dengan hubungan dari mutu produk dengan harga tertagih.
Secara ringkas, Paket software EIS memperbolehkan eksekutif pemasaran untuk
memanipulasi data dengan mencari kecenderungan, melaksanakan audit dari data
penjualan, dan penjumlahan penghitung, rata-rata, perubahan, perbedaan, atau
rasio. Semua fungsi analisa penjualan ini eksekutif pemasaran pertolongan untuk
membuat keputusan terakhir.
Keuangan:
Satu analisa keuangan
adalah salah satu paling penting tahapan ke perusahaan hari ini. Eksekutif
(Eddie Bingkaian) perlu mempergunakan rasio keuangan dan analisa arus kas untuk
menaksir kecenderungan dan mengambil keuntungan keputusan investasi. Satu EIS
adalah satu tanggungjawab mengorientasi pendekatan yang perencanaan
terintegrasi atau penganggaran dengan kontrol dari laporan kinerja, dan ini
dapat sangat sangat menolong ke eksekutif pendanaan. Pada dasarnya, EIS
fokuskan pada tanggung-jawab dengan kinerja keuangan dan ini mengenali
kepentingan dari standar biaya dan penganggaran lentur pada berkembang mutu
dari keterangan menyediakan bagi seluruh level eksekutif. EIS perbolehkan
eksekutif untuk memfokuskan lebih pada basis jangka panjang dari tahun arus dan
berada di luar, yang berarti yang eksekutif bukan saja dapat mengatur satu
aliran cukup untuk memelihara operasi arus kecuali juga dapat membayangkan
bagaimana caranya memperluas operasi yang direnungkan berlalu tahun datang.
Juga, kombinasi dari EIS dan EDI lingkungan dapat menolong manajer kas untuk
menelaah struktur keuangannya perusahaan sangat itu cara terbaik dari
pembiayaan untuk satu proyek ibukota diterima dapat disimpulkan. Sebagai
tambahan, EIS adalah satu alat baik untuk menolong eksekutif ke rasio keuangan
ulasan, soroti kecenderungan keuangan dan meneliti sekawanan kinerja dan
kompetitornya.
Keuntungan dan Kerugian EIS
Keuntungan :
1. Mudah
bagi eksekutif taraf bagian atas untuk pergunakan, pengalaman komputer luas
bukan diperlukan di operasi
2. Sediakan
pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan
3. Keterangan
yang disediakan makin baik mengerti
4. Saring
data untuk manajemen
5. Tingkatkan
untuk menjejaki keterangan
6. Tawarkan
efisiensi untuk pembuat keputusan
Kerugian :
1. Fungsi
adalah terbatas, tidak dapat melaksanakan hitungan kompleks
2. Susah
untuk mengukur bermanfaat bagi dan untuk membenarkan implementasi dari satu EIS
3. Eksekutif
mungkin menghadapi beban terlalu berat keterangan
4. Sistem
mungkin menjadi alon-alon, besar, dan susah untuk mengatur
5. Sulit
ke data arus biaya hidup
6. Bolehkan
memimpin ke kurang data yang dapat dipercaya dan tidak kuat
7. Perusahaan
kecil mungkin menghadapi biaya berlebihan untuk implementasi
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar