Rivqi Romadhoni Setiawan : Siklus Pendapatan dan Siklus Produksi

Siklus Pendapatan : Penjualan dan Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005).

Tujuan siklus pengeluaran:

Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik. Mengamankan barang hingga diperlukan. Memastikan bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat. Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi.

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu :

a. Memesan barang , persediaan, dan jasa

Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

b. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

c. Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Prosedur Pemrosesan Informasi

Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Aktivitas yang dilakukan ialah :

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

· Menentukan harga produk dan jasa

· Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

· Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

· Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

· Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

· Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

· Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

· Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

· Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

· Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

· Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

· Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

· Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

· Keefektifan iklan dan promosi

· Kinerja staf penjualan

· Pengeluaran piutang ragu – ragu dan kebijakan kredit

Prosedur pemrosesan Informasi yang harus ada yaitu :

Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan.
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan.
Presentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang.
Kepuasan pelanggan.
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan.
analisis profitabilitas dan berdasarkan produk,pelanggan, dan area penjualan.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar,
Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi),
Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat,
Semua transaksi dicatat dengan akurat,
Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian,
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Ancaman dan pengendalian

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti :

a) Kehilangan Data,

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis).

b) Kinerja yang buruk,

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

1. Penerimaan pesanan penjualan

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain:

Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat.
Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.
Terjadi legitimasi pesanan.
Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

Pemeriksaan edit entri data.
Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business.
Sistem pengendalian persediaan.

2. Pengiriman barang

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain :

Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim.
Pencurian persediaan.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data.
Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat.

3. Penagihan dan piutang usaha

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain:

Kegagalan untuk menagih pelanggan.
Kesalahan dalam penagihan.
Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan.
Pengendalian edit entri data dan daftar harga.
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

4. Penagihan kas

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah :

Pencurian Kas.

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Kebutuhan Informasi dan Model Data Siklus Pengeluaran

Kebutuhan Informasi

· Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

· Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

1. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

2. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

3. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

4. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

5. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

· Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

1. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian

2. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

3. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

4. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Model Data Siklus Pengeluaran

• Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.

• Mengapa ?

1. Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.

Description: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEga77ghCDJ28V2In0M5_nlIdw-K45NquaCjcjrQ1HkeNpxe_h26s6ZvLToBA9h0Fx-dhC_MSl8e3KUwyvBC3ZlF5ugQRPY_V1BGuos9WHB4fdYTrX6SSfcQFg5O_fy53_-hHGQEhiEzAA0/s320/Siklus+Pengeluaran6.png

Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.

Siklus Produksi

Aktivitas Aktifitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan dataterkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk. Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Dokumen dan prosedur:

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

o Daftar bahan baku

o Daftar operasi

Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ?

o Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.

o Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan berbagai alternatif desain produk.

Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2. Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpamenimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Apakah dua metode yang biasa dari perencanaan produksi ?

o Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencarikeseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

o Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barangdalam proses, dan barang jadi.

3. Produksi Aktual dari Produk.

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan. Salah satunya dengan menggunakan computer-integrated manufacturing (CIM). Computer-IntegratedManufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, sepertirobot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.‡

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1) Bahan baku yang digunakan

2) Jam tenaga kerja yang digunakan

3) Operasi mesin yang dilakukan

4) Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

5) Akuntansi Biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

– Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi

– Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk.

– Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Dua jenis sistem akuntansi biaya

– Harga pokok pesanan

– Harga pokok proses

Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu. Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metodeyang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian

Fungsi kedua dari SIA adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi.

I. Tujuan :

· Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

· Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

· Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

II. Ancaman :

· Transaksi yang tidak diotorisasi

· Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

· Kesalahan pencatatan dan posting

· Kehilangan data

· Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

III. Prosedur :

· Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

· Otorisasi produksi

· Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

· Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

ü Masalah-masalah umum pengendalian internal :

§ Perubahan keinginan konsumen

§ Ancaman pesaing

§ Perubahan peraturan

§ Perubahan faktor ekonomi

§ Pelanggaran karyawan

ü Pertimbangan pengendalian internal

Masalah-masalah yang ada pada pengendalian internal haruslah di pertimbangkan agar masalah dapat segera di atasi,karena masalah tersebut dapat menjadi bertambah buruk.

Kebutuhan Informasi dan Model Data Siklus Produksi

· Prosedur Siklus Produksi

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.

· Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.

· Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

· Pengendalian Siklus Produksi

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

1) Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2) Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3) Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

v Model Siklus Produksi

Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan, data siklus produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah.

Entitas barang dalam proses digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang.

Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :

v Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan.

v Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.5

v Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

o Kerusakan mesin

o b. Kerusakan komponen

o Tidak tersedianya komponen

o Pengiriman komponen yang terlambat

v Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.

v Untuk memanfaatkan diskon

v Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan datang

Akibat kelebihan persediaan: